Numérisation des justificatifs

Numérisation des justificatifs

modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier
6 avril 2020
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Les brèves de FROMONT BRIENS

 

Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale.

 

1. Objet de l’arrêté

 

Les documents et pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être tenus à la disposition des Inspecteurs de l’Urssaf en cas de visite.

L’article L. 243-16 du Code de la sécurité sociale issu de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 (L. n° 2018-1203 du 22 décembre 2018, art. 18) prévoit la durée de conservation de ces documents et pièces justificatives doit au moins être égale à 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.

Cette disposition autorise également la conservation sur support informatique des pièces et documents originairement établis ou reçus sur support papier.

Un arrêté du 23 mai 2019 (A. 23 mars 2019, JO 29 mars 2019), dont les dispositions sont entrées en vigueur le 1er juillet 2019, prévoit leurs modalités de numérisation. A défaut de respecter ces modalités, le cotisant doit présenter l’original sous format papier, sous peine de voir sa situation assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives.

 

2. Conditions de numérisation des justificatifs Urssaf

 

Renvoi aux conditions et garanties prévues à l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales :

  • – L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet et fait l’objet d’une organisation documentée (contrôles internes permettant d’assurer la disponibilité, lisibilité et l’intégrité des factures)
  • – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique
  • – Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits
  • – Les compressions de fichiers doivent s’opérer sans perte.

 

La numérisation s’effectue sous format de fichier PDF ou PDF A/3 et chaque document doit être assorti :

  • – D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile,
  • – D’une empreinte numérique,
  • – D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au RGS de niveau une étoile,
  • –  Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

 

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

 

Catherine Millet-Ursin

Cabinet d’Avocats Fromont Briens

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