Comment bien gérer les frais de déplacement ?

Comment bien gérer les frais de déplacement ?

Un professionnel qui part en voyage pour un déplacement
20 décembre 2019
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De nombreux métiers amènent à devoir réaliser des déplacements professionnels réguliers. Même les salariés sédentaires sont parfois dans l’obligation de se déplacer pour leur travail. Les frais de déplacement sont souvent source de temps perdu et de casse-tête administratif, voici quelques éléments pour comprendre comment bien gérer les déplacements professionnels.

Les déplacements professionnels et frais de déplacement

Les déplacements professionnels peuvent faire partie du travail de l’employé. L’employeur peut également demander aux salariés de se déplacer afin de répondre aux besoins de l’entreprise. Ceux-ci peuvent provoquer des frais de déplacement.

Le contrat de travail doit-il contenir l’obligation de déplacement et des mentions relatives aux frais de déplacement ?

Certains métiers obligent à se déplacer. Dans cette situation, un salarié ne peut donc pas contester. Néanmoins, au moment de son embauche, il peut demander à ce que soit spécifié le périmètre de déplacement. Les dispositions prises pour l’hébergement et les repas doivent être précisées dans le contrat si le déplacement est considérable. Tant que le contrat ne prévoit rien, l’employeur n’a aucune obligation de rembourser les frais.

Concernant le salarié sédentaire, qu’en est-il ? 

En théorie, en raison de son caractère exceptionnel, la demande de l’employeur ne représente pas une modification du contrat de travail. Le salarié n’a donc pas le droit de contester, sauf s’il invoque des obligations familiales impérieuses. Il s’agit d’une solution à exploiter seulement en dernier recours, car derrière un refus, aussi légitime qu’il soit, peut se cacher un licenciement.

Qui fait le choix du mode de transport ?

Concernant les déplacements professionnels, l’employeur a toutes les libertés, ou presque. Tout d’abord, le mode de transport choisi doit être conciliable avec l’état de santé du salarié observé par le médecin du travail. Aussi, l’employeur n’a pas le droit d’ordonner à son salarié d’utiliser son automobile personnelle. Si l’employeur souhaite que le salarié utilise son propre véhicule, il doit avoir l’accord de ce dernier. 

Si le salarié s’oppose à l’idée de prendre tel ou tel moyen de transport sans qu’il n’y ai aucune raison médicale, comment l’employeur doit-il réagir ? Ce dernier peut avoir une réaction ferme vis-à-vis du salarié dans le cas où ce dernier a des fonctions internationales par exemple.

Dans la situation inverse, l’employeur peut difficilement se permettre de donner une réponse affirmative puisque la jurisprudence ne s’est pas prononcée. Cependant, le salarié peut invoquer une atteinte non justifiée à sa liberté individuelle s’il subit réellement une phobie. Dans cette situation, un certificat médical est bien-sûr le bienvenu.

Qui prend en charge les titres de transport en tant que frais de déplacement ?

Deux solutions sont envisageables : l’employeur se procure les titres, et, si ne n’est pas le cas, c’est le salarié qui s’en charge. Cependant, une des deux solutions est la meilleure : la première. Pourquoi ? Dans un premier temps, l’entreprise fait des économies en contactant une seule agence qui transmettra les billets, puis fera un prix. Dans un deuxième temps, cela donne à l’employeur la certitude que personne ne prendra des billets trop onéreux. Enfin, cela permet d’éviter d’avoir besoin de demander au salarié d’avancer des sommes quelquefois élevées. Sachez que l’employeur peut demander au salarié d’avancer les frais seulement dans le cas d’un contrat, et à condition que cette avance ne fasse pas descendre le salaire en dessous du SMIC sur un mois précis.

Les frais de déplacement à rembourser

Les frais à rembourser sont les frais de transport, de repas et d’hébergement. Il s’agit d’une obligation.

Premièrement, l’employeur peut limiter le remboursement aux dépenses absolument nécessaires, dans la mesure où ce dernier a transmis l’information au salarié quant à son intention. Pour donner un exemple, dans le cas où le salarié est alerté que le train est remboursé au tarif 2e classe, il a la possibilité, s’il le souhaite, de faire son voyage en 1ère, cependant c’est lui qui devra prendre en charge le supplément. Dans cette situation, le salarié n’a pas la possibilité de demander des remboursements, sauf si l’employeur lui a demandé d’exposer ces frais ou l’a mis dans une situation dans laquelle il ne pouvait faire autrement.

Dans un deuxième temps, l’employeur peut choisir le ou les modes de remboursement. En revanche, ce dernier peut faire des distinctions entre les salariés seulement si celles-ci reposent sur des raisons étant pertinentes et objectives. Ainsi, il est envisageable de concevoir un système forfaitaire pour les VRP, et le remboursement des dépenses réelles pour les autres salariés. En revanche, le fait d’appartenir à une catégorie ne suffit pas, à elle seule, pour pouvoir justifier une différence de traitement.

Dans un troisième temps, l’employeur, qui a pour intention de modifier la façon dont il rembourse les transports (frais réel à un système forfaitaire ou Tarif économique), doit s’assurer que, ce faisant, il ne touche pas à des dispositions contractuelles. Ainsi, le changement du mode de remboursement est considéré comme étant une modification du contrat de travail.

Les consignes que l’employeur peut donner

Les consignes concernant les déplacements professionnels ont pour obligation d’être précises et faciles d’accès pour chaque salarié étant susceptible d’avoir à faire des déplacements. Plusieurs modalités sont envisageables : la désignation d’un référent, intégration dans le livret d’accueil, l’affichage, une rubrique sur le site intranet de la DRH, une note annexée au bulletin de paye. Ces modalités ne doivent jamais être présentes au sein du règlement intérieur car elles n’ont aucun caractère disciplinaire.

Quoi qu’il arrive, quelle que soit la forme choisie, les énonciations suivantes doivent être précisées : 

-La précision des modes de transport pour chaque type de destination, en soulignant si les salariés ont, ou non, le droit de se procurer des billets de train de 1ère classe ou des billets d’avion classe affaires

-Désigner la personne qui se procure les billets et la compagnie sollicitée 

-Les tarifs de remboursement

-Les justificatifs nécessaires à produire, mais aussi le destinataire de ces justificatifs, les signatures à recueillir et le délais de production par rapport à la date de déplacement. Concernant les voitures, il est souvent essentiel d’ajouter une note spécifique.

Sécurité : ce que le personnel peut exiger

Dans le cadre d’un déplacement professionnels l’employeur a pour obligation d’évaluer les différents risques en lien avec les transports. Ensuite, il doit inscrire ces risques dans le Document unique et prendre des précautions pour les réduire. Il doit également incorporer les services de santé au travail et le CHSCT.

Les dispositions à prendre concernent les moyens de transport mais aussi les individus transportés. Il est important de prévoir un suivi médical particulièrement minutieux pour les salariés nomades. Idéalement, une formation continue est à fournir.

Le fait d’imposer à un salarié de se déplacer en automobile même si le médecin du donne un avis contraire justifie une prise d’acte de la rupture du contrat de travail, aux torts de l’employeur.

De quelle manière se calcule le temps de travail durant les déplacements professionnels ?

Il faut savoir que le temps de trajet pour aller d’un lieu de travail à un autre lieu de travail est compté comme du temps de travail effectif (Circ. DRT no 2003-06, 14 avr 2003 ; Cass.soc., 12 janv. 2005, no 02-47.505).

Concernant le temps de trajet entre l’entreprise et le chantier ou le lieu d’intervention, il est examiné comme étant un temps de travail reconnu à partir du moment où le salarié doit se rendre au sein de l’entreprise, avant d’être transporté sur le chantier. Dans le cas contraire, le temps de trajet pour aller directement sur le chantier ou tout autre lieu de travail n’est pas considéré comme du temps de travail. 

Dans le cas d’un déplacement professionnel, si le trajet est particulièrement long par rapport à d’habitude, l’employeur se doit d’indemniser le salarié de cette sujétion.

L’employeur a-t-il le droit de contrôler le salarié en déplacement professionnel ?

Lors des déplacements professionnels, le salarié est sous la responsabilité de l’employeur. Ce dernier est donc autorisé à contrôler l’employé, mais il sera compliqué de trouver des moyens ne portant pas atteinte aux libertés individuelles. C’est pourquoi, la jurisprudence s’oppose à la mise en place d’un appareil de géolocalisation pour un commercial, ou à la filature d’un visiteur médical n’ayant pas été prévenu quant à cette mesure.

En revanche, au sein des transports routiers, l’employeur a pour devoir de mettre en place des chronotachygraphes, afin de vérifier la durée de conduite et de travail. 

Le salarié peut-il subir des sanctions suite à un mauvais comportement durant son transport ?

Durant le temps de transport effectué pour raison professionnelle, le salarié reste sous la sujétion de l’employeur. Il s’expose alors à des pénalités en cas de faute.

Si le salarié a volontairement transgressé les règles du Code de la route, les erreurs de conduite sont examinées comme des fautes. Il revient à l’employeur de prendre la décision de considérer les faits comme fautifs ou non. 

Comment définit-on les incivilités ? Il s’agit d’une attitude indisciplinée ou injurieuse vis-à-vis de l’équipage et/ou aux autres voyageurs. Cela peut entraîner des sanctions disciplinaires. Dans le cas où elle cause un préjudice envers l’entreprise (Cass. soc., 31 mars 2009, no 08-40.159).

Par ailleurs, les transports aériens sont aléatoires, les hypothèses obligeant le salarié à changer de vol ou de compagnie ne manquent pas.                  A partir du moment où les justificatifs de ces incidents sont présents, l’employeur ne pourra pas sanctionner ce dernier car il aura tenté de trouver une solution. 

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