La mise en place d’une complémentaire santé : quelles étapes ?

La mise en place d’une complémentaire santé : quelles étapes ?

Une fiche de complémentaire santé
14 novembre 2019
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Pour choisir la bonne complémentaire santé pour votre entreprise, différentes  étapes sont à respecter. Comment formaliser sa mise en place ? Quelles sont les démarches à suivre ? Voici les conseils du groupe Siaci Saint Honoré.

Pour réaliser ces étapes importantes, l’entreprise peut être suivie par un courtier en assurance, sans frais.

Le cahier des charges

La cahier des charges va être un document très important sur lequel s’appuyer, afin de pouvoir choisir la complémentaire santé correspondant le mieux aux attentes des salariés de l’entreprise. Ce document permettra de faire une comparaison des offres faisant l’objet d’une proposition.

Afin de fixer les garanties et le niveau de couverture correspondant à l’entreprise, plusieurs points sont à prendre en compte :

-Les garanties proposées doivent suffisamment être adaptées à la structure démographique de votre personnel

-L’utilité des couvertures offertes

-Les conditions et le coût de l’extension des garanties aux ayants-droit

-La possibilité et le coût de souscription de renforts individualisés

-Les tarifs garantis en cas de sortie de groupe “Loi Evin”.

-Vérifier qu’il y ai bien la présence d’un maintien de taux à la fin de la première année d’assurance

 

Faire un appel d’offres pour trouver la complémentaire santé adaptée

Le fait de lancer un appel d’offres permet de formuler la demande et les besoins de l’entreprise quant à une complémentaire santé collective obligatoire, afin de trouver celle qui est la plus adaptée et à un prix intéressant. Les garanties seront inscrites dans le cahier des charges.

Négocier

La négociation et la mise en relation sont les spécialités du courtier en assurance santé. Ce dernier fait en sorte que le cahier des charges soit respecté auprès des assureurs, en établissant la relation afin d’obtenir les prestations choisies, et ce au prix le plus intéressant.

Contrat de complémentaire santé

La rédaction d’un contrat correspond à la formulation de l’adhésion à la complémentaire santé choisie par l’entreprise, ou proposée par le courtier. Pourquoi un contrat de complémentaire santé ? Tout simplement pour avoir une vision générale du niveau de garanties choisies et pour établir la relation durant la durée de vie du contrat.

Le contrat d’assurance complète les prestations versées par l’Assurance maladie. Il permet aussi de couvrir tout ou une partie du reste à charge de l’assuré suite à l’intervention de celle-ci.

Communiquer auprès des salariés

Un employeur a l’obligation de tenir informés ses salariés concernant les avantages qu’apporte la complémentaire santé collective choisie, mais aussi de les prévenir lorsqu’il y a un ou des changements en vue.

Si l’employeur choisit de passer par un courtier, il peut le faire intervenir au sein de l’entreprise afin qu’il présente la complémentaire et son utilisation à l’ensemble des salariés.

Si l’URSSAF vient faire un contrôle, l’employeur aura l’obligation de fournir la preuve que tous ses salariés avaient bien eu l’information du changement, ou de la souscription à la complémentaire santé d’entreprise.

Comment se déroule la formalisation du choix d’une complémentaire santé ?

Il est obligatoire de souscrire à une mutuelle santé et de respecter les règles juridiques. L’employeur doit  procéder à un acte juridique afin de formaliser l’adhésion à une mutuelle santé entreprise.

Une de ces 3 formes est possible :

Décision unilatérale par l’employeur

Dans cette situation, l’employeur ne demande pas le point de vue de ses salariés et prend la décision seul concernant leur complémentaire santé. En revanche, il est obligé de leur transmettre l’information au moment où il fait son choix et que la souscription est concrétisée. En général, les employeurs pratiquent cette formule.

La solution du référendum

Dans un premier temps, le dirigeant peut interroger ses salariés dans le but de recueillir leurs besoins réels.

Voici quelques questions qui vous aideront à cerner leurs attentes : quelle est la situation conjugale de mes employés ? Quelle est la moyenne d’âge dans mon entreprise ? Pour obtenir ces informations et réfléchir collégialement sur le sujet, vous pouvez décider d’organiser une réunion ou simplement de faire circuler un questionnaire

L’employeur peut également proposer un référendum (sur les horaires de travail) pour faire le choix d’une complémentaires santé. Ce dernier interroge ses salariés par questionnaire ou lors d’une réunion, dans l’objectif de recueillir leurs besoins réels. Par la suite, il leur suggère une complémentaire, qu’ils approuvent ou non.Les résultats doivent être envoyés par l’employeur à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

Autre possibilité : l’accord d’entreprise

Dans le cas où le syndicat ai obtenu plus de 50% des voix au 1er tour des élections, l’employeur a la possibilité de procéder à une signature pour un accord d’entreprise, lui donnant le droit de procéder au choix des garanties et du niveau de couverture des salariés.

Quoi qu’il arrive, avant toute prise de décision, l’employeur a pour obligation de consulter le comité d’entreprise ou le CE. Le CE met alors en place une procédure d’information-consultation préalable à la mise en place des garanties. Il est donc important de lui envoyer tous les documents nécessaires tels que le projet DUE, la liste des prestations, le contrat d’assurance…

Suite à une étude complète du dossier, le comité annonce sa décision de délivrer un avis favorable ou défavorable. Le rôle de cette décision du CE reste consultatif, c’est pourquoi e chef d’entreprise peut ne pas prendre en compte cet avis.

Le déroulement de la souscription à la complémentaire santé d’entreprise

1 -L’employeur reçoit un bulletin de souscription étant au nom de l’entreprise

2 -Les salariés remplissent un Bulletin Individuel d’Adhésion que fournit l’assureur. Ces derniers joignent également une attestation, mais aussi un RIB pour les remboursements de soins.    

                                                                                                                                                                                              Ces démarches peuvent être réalisées plus facilement grâce à un courtier en assurance fournissant tous les documents important, et accompagnant les RH dans chacune des étapes.

Après la souscription du contrat

Selon l’article 12 de la loi n°89-1009 du 31 décembre 1989, l’employeur a l’obligation légale de transmettre une notice informative détaillée à tous les bénéficiaires du régime. Il s’agit d’une notice qui définit les garanties souscrites ainsi que les modalités d’application. L’employeur doit également informer ses salariés de toute modification du contrat, et leur transmettre à chacun une copie de la Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE). Cette étape 

Afin d’obtenir les exonérations de charge, l’employeur devra en effet apporter une preuve montrant que les salariés ont bien réceptionné un exemplaire de la DUE.

Dernier point important : tous les ans, le comité d’entreprise peut demander à consulter le rapport sur les comptes de la complémentaire santé obligatoire, pour pouvoir établir des statistiques de consommation des adhérents. Cela permet également d’alerter les salariés en cas de consommations excessives pouvant engendrer une augmentation des cotisations.

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