Outils de réservation de bureaux pour éviter une trop grande proximité entre les salariés, visioconférences, capteurs pour vérifier la qualité de l’air… Beaucoup de solutions existent pour assurer la sécurité sanitaire dans les bureaux en cette période d’épidémie de Covid-19. 

En effet, la crise sanitaire pousse à trouver de nouveaux moyens de communication entre les équipes et la hiérarchie, mais aussi avec les clients.

La visioconférence devient un outil indispensable

La richesse d’une entreprise, c’est son équipe, constituée d’humains. Une équipe soudée est une équipe qui communique, échange régulièrement, et donc se rencontre. Un des challenges que relève la visioconférence est d’annuler une grande partie des inconvénients de l’organisation de réunions physiques, tout en limitant la perte de qualité de la rencontre humaine. 

Pendant le confinement, les visioconférences ont permis aux équipes de garder un lien, de continuer à organiser des réunions en se “voyant” tout en étant à distance. Cet outil est donc devenu indispensable pour la communication interne, mais aussi pour la communication externe. 

Avant l’épidémie, certaines entreprises organisaient déjà des visioconférences. Mais, avec la crise sanitaire, toutes les sociétés ont dû se familiariser avec l’outil. Plusieurs plateformes existent : Zoom, Google Meet, Whereby…

Améliorer la communication en interne et en externe

La visioconférence n’a pas pour mission de remplacer complètement la réunion physique dans la même salle. Néanmoins, elle présente de nombreux atouts pour améliorer la communication dans l’entreprise tout en maîtrisant les coûts inhérents. 

La place prise par la visioconférence ne se limite pas à une réunion interne à l’entreprise. Ce système permet également d’organiser des rendez-vous avec des clients ne pouvant pas se déplacer compte tenu de la crise sanitaire. Cela évite de repousser les rendez-vous. 

Les avantages financiers

Organiser une réunion regroupant de nombreux participants au siège de l’entreprise signifie que certaines personnes devront faire de longs déplacements si elles travaillent habituellement sur d’autres sites. Cela va naturellement engendrer des frais de transport, de restauration et éventuellement d’hébergement. Ajoutons à cela les effets du décalage horaire si l’entreprise œuvre à l’international. Ainsi, dans certains cas, il est possible d’opter pour la visioconférence afin de réduire les coûts. 

La productivité de vos équipes

La visioconférence permet également de réduire la perte de temps de productivité liée aux transports. Il s’agit d’un argument qui vient immédiatement à l’esprit lorsque l’on souhaite mettre en place la visioconférence dans le fonctionnement de son entreprise.

En effet, il peut exister certaines circonstances empêchant l’un des collaborateurs à tenir physiquement sa place : des routes bloquées, une blessure grave, des circonstances climatiques exceptionnelles… Ainsi, la technologie permet désormais à tout un chacun de continuer à participer depuis son domicile au travail commun. Pour cela, il lui suffit de disposer à son domicile d’un micro-ordinateur relié à Internet, d’un micro et d’une webcam, enfin d’apprendre à utiliser le bon outil logiciel. L’aptitude à maîtriser la réunion à travers la visioconférence procurera également un atout supplémentaire à l’ensemble de vos salariés. 

La visioconférence, vecteur de changement

Comme dit précédemment, les échanges en physique ne pourront jamais être remplacés et restent indispensables pour l’équilibre de l’entreprise. Mais, apprendre à travailler plus souvent à l’aide de la visioconférence va impulser des changements d’attitude au sein de votre entreprise.

Par certains aspects, vous pouvez tirer parti de la transformation de votre entreprise grâce à la visioconférence, tout simplement en le faisant savoir. En réduisant la fréquence et la distance de vos déplacements professionnels, vous améliorez l’empreinte carbone de votre entreprise. Vous pouvez donc le faire savoir afin d’améliorer l’image d’éco-responsabilité de votre entreprise.

L’accoutumance des interlocuteurs à la notion de visioconférence va également pouvoir influencer certaines décisions d’organisation dans les entreprises disposant de plusieurs sites. En effet, la notion de distance sera abolie pour beaucoup d’aspects d’échanges d’informations et de savoirs. 

De plus, très rapidement, on remarquera que le besoin de l’adoption d’une solution globale de communication et de gestion de l’information se fera sentir. Ces solutions permettent à la fois la gestion des agendas, le stockage des données dans le cloud, l’utilisation de messageries instantanées et différées… Ainsi, une fois la prise en main par chacun des collaborateurs effectuée, une interface utilisateur unique sera le vecteur de tous les échanges d’informations au sein des différents sites de l’entreprise.

Il faut savoir que la visioconférence est accessible à toutes les tailles d’entreprises, y compris les TPE et PME tant que l’on choisit une solution de communication adaptée à ses besoins. Quoi qu’il en soit, la visioconférence joue plus que jamais un rôle très important au sein des entreprises.