En tant qu’employeur, vous êtes amené à effectuer le “solde de tout compte”. Dans quels cas ? Lorsque le contrat de travail d’un salarié est expiré ou vient d’être résilié de manière volontaire ou forcée.
Qu’est-ce que le solde de tout compte ? Quel doit être son contenu pour pouvoir être accepté ?
Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
En se référant à l’article L 1234-20 alinéa 1 du code du travail, on peut voir que le solde de tout compte correspond à : un document rapportant les différents montants ayant été versés par vous-même (l’employeur) à son salarié, à l’issu de la rupture du contrat de travail.
En tant qu’employeur, c’est à vous d’établir cet inventaire. Le document est ensuite transmis au salarié, qui donnera reçu du solde de tout compte. Vous réalisez donc une liste des éléments de la rémunération du salarié, sans oublier ses indemnités qui sont payées au moment de son départ.
Quelles conditions pour qu’un solde de tout compte soit valide ?
A qui est-t-il adressé ?
Il s’agit d’un document que vous avez pour obligation de remettre au salarié. Quel que soit le contexte de rupture du contrat de travail, le document devra obligatoirement être remis à ce dernier.
Quelle est la valeur juridique du solde de tout compte ?
Pour que le document puisse avoir une valeur juridique, il devra répondre à différentes conditions. Comment faire en sorte que le solde de tout compte ait un effet libératoire pour vous ? En y exposant toutes les sommes déposées au salarié. Par exemple : l’indemnité de départ, les heures supplémentaires non-payées, le solde des jours de RTT non-pris…
Les 4 formalités que vous devez absolument respecter en tant qu’employeur
-La mention “pour solde de tout compte” écrite à la main par le salarié
-Mention signée par le salarié
-Réaliser un double exemplaire, un pour le salarié et un pour vous : article D 1234-7 du Code du Travail
-Vous devez remettre le document par lettre recommandée avec avis de réception, ou directement en mains propres, en échange de décharge
A quel moment le solde de tout compte est transmis au salarié ?
Vous devrez remettre ce document au salarié au moment où le contrat de ce dernier sera expiré, pas avant ni après la fin du contrat.
Dans quel contexte le salarié peut-il contester le document ?
En particulier pour vous en tant qu’employeur, ce document représente un intérêt important. Pendant 3 ans, le salarié pourra contester le montant des sommes qu’il aura perçu dans le cas où vous ne lui auriez pas transmis ni fait signer le solde de tout compte. En revanche, si vous déposez le document au salarié et que ce dernier le signe, il aura seulement 6 mois pour contester. Le salarié n’a aucune obligation de signer.
Si le salarié considère que vous avez fait une erreur dans le calcul de son solde, il aura bien sûr le droit de contester le montant.
Ce dernier peut aussi formuler des réserves en les mentionnant sur le document : “sous réserve de mes droits”. Dans cette situation, le solde du compte n’est pas libératoire pour l’employeur. L’employé aura alors 3 ans pour contester le document.
Quelles démarches pour contester ?
Afin de formuler sa contestation, l’employé doit dénoncer le reçu du solde de tout compte via lettre recommandée, avec un accusé de réception. Ce courrier devra mentionner les justifications de sa contestation.
Dans le cas où après la réception du courrier, vous ne versez pas les sommes dues à votre salarié, le salarié aura la possibilité de lancer une action en justice, devant le conseil des Prud’hommes.
Enfin, dans le cas où vous vous rendriez compte que vous avez trop versé à votre salarié, il aura 3 ans pour pouvoir contester et faire la demande de trop-perçu.
Par ailleurs, dans un autre contexte, pensez à accompagner les transitions professionnelles de vos salariés.
