Comment bien préparer votre événement d’entreprise ?

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7 novembre 2019
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Vous avez envie de mettre en place un événement pour votre entreprise ? Voici quelques idées qui pourraient vous intéresser.

Choix du lieu

Premièrement, choisissez le lieu de l’événement que vous souhaitez mettre en place ! C’est un premier élément primordial. Pour définir le lieu, évaluez d’abord la superficie dont vous aurez besoin. L’endroit doit être suffisamment vaste pour pouvoir accueillir tous vos invités !

Vous pouvez choisir d’organiser l’événement au sein de vos locaux pour ne pas avoir beaucoup à dépenser. De plus, vous connaissez bien les lieux, ce qui est agréable et surtout rassurant puisque vous avez vos repères.

L’autre option, c’est de louer une salle. L’avantage est de pouvoir choisir la surface, le lieu, le style d’endroit (gîte, péniche, salle simple…). Choisissez dans quel univers vous souhaitez transporter vos invités !

Enfin, pensez à assurer la sécurité de vos invités en prévoyant un accès simple aux issues de secours.

Réserver à temps

Afin que chacun soit satisfait, il peut être intéressant de réaliser un sondage pour savoir quels sont les goûts musicaux de vos invités. Vous pouvez faire la même chose pour le choix de la date de l’événement, en créant un Doodle ou en utilisant d’autres outils. Un conseil : anticipez ! En particulier si vous souhaitez fixer l’événement à une date proche de la période des fêtes de fin d’année.

L’ambiance et l’organisation du repas

Concrètement, concernant l’organisation du repas, 3 possibilités s’offrent à vous et elles présentent chacune des avantages et des inconvénients.

1-Tout d’abord, il y a le cocktail, qui est toujours apprécié et ne nécessite pas une très grande surface.

2-La deuxième option est le buffet à thème. Pour cela, il vous faudra aménager l’espace avec des tables, des chaises et des bancs pour que les invités puissent s’installer librement. Ainsi, l’avantage du buffet est que chacun puisse discuter avec de nombreuses personnes pendant le repas, contrairement à un dîner autour d’une table qui limitera le nombre d’interlocuteurs.

3-Venons-en aux faits, la troisième option est le dîner assis. Pour cela, il faut beaucoup de surface, de vaisselle et de personnel. La formule repas-spectacle est aussi envisageable pour obtenir un événement très interactif.

Animation musicale

De manière à installer une atmosphère festive, vous avez la possibilité de faire appel à un groupe musical ou à un DJ. Cela permettra de varier les ambiances et de rendre votre événement particulièrement dynamique. En début de soirée, la musique de fond comblera les silences et permettra aux partenaires en affaires de pouvoir échanger en toute détente. Bien-sûr, il vous faudra sélectionner les musiciens en fonction des goûts musicaux des invités. Vous pouvez “couper” la soirée en deux avec une première partie posée, et une deuxième partie “soirée dansante”  avec son et lumière.

Si vous ne faites pas appel à un groupe ou un DJ, vous pouvez toujours diffuser de la musique de fond durant la totalité de la soirée, ou encore vous improviser animateurs.

Les animations

Concernant les animations, soyez créatifs et imaginatifs ! Mettez en place des activités, divertissements ou animations qui vont se succéder durant l’événement. Cela peut être un concours de stand-up. Vous pouvez même faire participer les invités proposer d’improviser un sketch à ceux qui sont à l’aise en public. C’est un excellent moyen pour que vos invités se sentent pleinement intégrés durant l’événement. Ces derniers n’oublieront pas ces moments, puisqu’ils auront apprécié d’être impliqués et valorisés !

A présent, vous êtes prêts pour organiser au mieux votre événement d’entreprise ! Découvrez également notre article concernant le rôle du Happiness Officer au sein d’une entreprise.

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